Афіцыйны сайт

Рэкамендацыі беларускім суб'ектам гаспадарання - удзельнікам выставачных мерапрыемстваў за мяжой

Удзел прадпрыемстваў і арганізацый у выставах і кірмашах з'яўляецца адным з найбольш эфектыўных інструментаў іх маркетынгавай палітыкі. Выставачныя і кірмашовыя мерапрыемствы даюць магчымасць кампаніі ў пэўным месцы і ў пэўны час прадставіць увесь пералік сваіх тавараў, работ і паслуг, тварам да твару сустрэцца са сваімі пакупнікамі, контрагентамі і канкурэнтамі, даведацца пра новыя тэндэнцыі развіцця рынку і прыняць непасрэдны ўдзел у яго фармаванні.

 

Удзел у працы выставы (кірмашу) патрабуе пэўных фінансавых выдаткаў і пры правільнай падрыхтоўцы можа забяспечыць станоўчы вынік для кампаніі.

 

Асноўнымі этапамі падрыхтоўкі і ўдзелу кампаніі ў выставе з'яўляюцца:

 

вызначэнне мэтаў ўдзелу кампаніі ў выставачным мерапрыемстве;

 

выбар выставы (кірмашу);

 

падрыхтоўка да ўдзелу ў выставачным мерапрыемстве;

 

арганізацыя стэнда і працы персаналу на выставе (кірмашы);

 

падвядзенне вынікаў ўдзелу ў працы мерапрыемства.

 

Вызначэнне мэтаў ўдзелу кампаніі ў выставачным мерапрыемстве

 

Перад тым, як прыняць канчатковае рашэнне аб удзеле ў выставачным мерапрыемстве, кампаніі неабходна дакладна вызначыць мэты і задачы ўдзелу. Імі могуць быць:

 

прадстаўленне новых тавараў або паслуг;

 

нарошчванне продажаў праз новыя заказы;

 

ўмацаванне адносін з існуючымі партнёрамі (заказчыкамі);

 

павышэнне іміджу кампаніі або гандлёвай маркі;

 

падтрымка дылераў;

 

даследаванне стану існуючага рынку і вызначэнне перспектыўных рынкаў;

 

сустрэча з пакупнікамі ў рамках мерапрыемства;

 

прыцягненне ўвагі сродкаў масавай інфармацыі і да т.п.

Выразна абазначаныя мэты дазволяць кампаніі сфармуляваць задачы па іх дасягненню, правільна правесці адбор найбольш падыходных выстаў і сфармаваць план падрыхтоўкі і ўдзелу ў мерапрыемстве.

 

Выбар выставы (кірмашу)

 

Выбар пэўнага выставачнага мерапрыемства непасрэдна залежыць ад маркетынгавай стратэгіі кампаніі, сфармуляваных мэтаў і задач ўдзелу, а таксама фінансавых магчымасцяў.

Для першага  адбору выстаў (кірмашоў) неабходна правесці збор інфармацыі аб кожным канкрэтным мерапрыемстве, якое ўяўляе для кампаніі пэўную цікавасць. Такая інфармацыя можа быць атрымана ў арганізатараў дадзеных мерапрыемстваў, у раней ўдзельнічаючых ў іх экспанентаў і наведвальнікаў, а таксама ў розных арганізацыях, якія займаюцца выставачнай дзейнасцю. У выніку па кожнаму  мерапрыемству трэба ўсталяваць:

 

тып выставачнага мерапрыемства па галіновым (ўніверсальнае, спецыялізаванае) і рэгіянальным (міжнародная, нацыянальная, рэгіянальная) прыкметам;

 

тэматыку выставачнага мерапрыемства;

 

час і месца правядзення;

 

арганізатара мерапрыемства і яго вядомасць;

 

колькасны і якасны склад экспанентаў за апошнія гады;

 

колькасны і якасны склад наведвальнікаў;

 

памер выставачнай плошчы, арандаванай экспанентамі;

 

дынаміку дзелавой актыўнасці;

 

кошт паслуг, якія прадстаўляюцца;

 

водгукі аб мерапрыемстве і арганізатарах ў СМІ.

 

Параўнальны аналіз названых дадзеных дазволіць выбраць найбольш прымальнае мерапрыемства для ўдзелу.

 

Каб прыняць канчатковае рашэнне аб удзеле ў працы той ці іншай выставы (кірмашу), варта правесці дадатковы аналіз, у якім неабходна ўлічыць наступнае:

 

адпаведнасць тэматыкі выставы ўвазе прадстаўляемых тавараў (паслуг);

 

магчымасць дасягнення сфармуляваных мэтаў і задач дзякуючы ўдзелу ў абраным мерапрыемстве;

 

удзел у маючым адбыцца мерапрыемстве асноўных канкурэнтаў;

 

фінансавыя магчымасці кампаніі.

 

Падрыхтоўка да ўдзелу ў выставачным мерапрыемстве

 

Кампаніі, якая прыняла рашэнне аб удзеле ў рабоце выставы (кірмашу), неабходна вызначыцца з формай яе ўдзелу. У залежнасці ад інтарэсаў і фінансавых магчымасцяў кампаніі, можна выбраць любую форму ўдзелу, прапанаваную арганізатарам мерапрыемства:

 

удзел на індывідуальным стэндзе стандартнай забудовы;

 

удзел на індывідуальным стэндзе фірмовай забудовы (па індывідуальным дызайне);

 

ўдзел у калектыўнай экспазіцыі групы прадпрыемстваў;

 

ўдзел рэкламна-інфармацыйным стэндам з праектамі, каталогамі, даведачна-інфармацыйнай літаратурай, рэкламнымі фільмамі і пакетамі дзелавых прапаноў;

 

ўдзел у якасці наведвальніка ( «дзелавой візіт») з магчымасцю ўдзелу ва ўсіх мерапрыемствах, якія праводзяцца ў рамках выставы (семінары, «круглыя ​​сталы» і г.д.);

 

завочны ўдзел з размяшчэннем інфармацыі ў афіцыйным каталогу выставы (кірмашу) і распаўсюджваннем рэкламна-інфармацыйных матэрыялаў на выставе.

Пасля вызначэння формы ўдзелу неабходна скласці падрабязны план-графік падрыхтоўкі ўдзелу ў выставачным мерапрыемстве, які можа ўключаць наступныя асноўныя мерапрыемствы:

 

атрыманне поўнага камплекта інфармацыйных і заявачных дакументаў ад арганізатара выставы;

 

вызначэнне памеру і месцазнаходжання стэнда;

 

падача заяўкі арганізатару на ўдзел у выставе і мерапрыемстве дзелавога характару (семінары, «круглыя ​​сталы», канферэнцыі і да т.п.);

 

распрацоўка дызайну стэнда, заказ неабходнага абсталявання;

 

складанне пераліку экспанатаў для дэманстрацыі на выставе;

 

размяшчэнне інфармацыі аб кампаніі ў каталогу удзельнікаў выставы;

 

выраб рэкламных і інфармацыйных матэрыялаў (буклеты, праспекты, прайс-лісты, тэхнічныя апісання тавару і інш.), а таксама сувенірнай прадукцыі (ручкі, календары, сцяжкі, кепкі, футболкі, і іншая прадукцыя з лагатыпам кампаніі);

 

правядзенне перад выставай рэкламнай кампаніі з мэтай прыцягнення ўвагі патэнцыйных наведвальнікаў выставы;

 

выраб і рассыланне запрашэнняў патэнцыйным кліентам, у супрацоўніцтве з якімі зацікаўлена кампанія;

 

падбор і падрыхтоўка персаналу (стэндыст);

 

страхаванне, транспарціроўка, складаванне і захоўванне экспанатаў, а таксама розных матэрыялаў, неабходных для вырабу і афармлення стэнда;

 

падрыхтоўка праезду, размяшчэння ў гасцініцы персаналу, які ўдзельнічае ў працы выставы;

 

складанне раскладу працы персанала (стэндыст);

 

мантаж выставачных канструкцый і афармленне стэнда;

 

праца на стэндзе і г.д.

 

З улікам мерапрыемстваў, якія ўваходзяць у план-графік падрыхтоўкі ўдзелу ў выставе, разлічваецца і складаецца каштарыс выдаткаў. Сродкі, якія выдзяляюцца кампаніяй на ўдзел у працы выставы (кірмашу), павінны быць абгрунтаванымі і дастатковымі для дасягнення сфармуляваных мэтаў.

 

Практыка паказвае, што ў большасці выпадкаў большая палова ўсіх выдаткаў прыпадае на выраб (афармленне) стэнда і арэнду выставачных плошчаў. Разам з тым, вельмі важна прадугледжваць сродкі, якія дазваляюць на належным узроўні арганізаваць працу персанала, а таксама правесці неабходную рэкламную кампанію.

 

Асноўная мэта рэкламнай кампаніі перад выставай           - паведаміць аб удзеле экспаненту у выставе для прыцягнення максімальна магчымай колькасці наведвальнікаў-адмыслоўцаў, якія цікавяць кампанію. Прыцягненне і запрашэнне наведвальнікаў на стэнд кампаніі - гэта адно з найважнейшых мерапрыемстваў падрыхтоўкі да ўдзелу ў выставе, якое можна рэалізаваць праз:

 

прамой рассылкі запрашэнняў мэтавай аўдыторыі (патэнцыйным і існуючым партнёрам, прадстаўнікам органаў улады, сродкаў масавай інфармацыі і да т.п.);

 

рэкламы ў каталогах удзельнікаў выстаў. Практычна ўсімі арганізатарамі выстаў выпускаюцца друкаваныя ці электронныя каталогі удзельнікаў, у якіх маецца магчымасць размяшчэння іх рэкламы;

 

рэкламы ў спецыялізаваных часопісах, якія выдаюць адмысловы выпуск, прысвечаны выставе, і якія прапануюць размяшчэнне рэкламы;

 

вонкавай рэкламы ў публічных месцах (аэрапорт, вакзал, гарадскі грамадскі транспарт, рэкламныя шчыты і расцяжкі ў горадзе ці на ўваходзе ў выстаўны комплекс і інш.);

 

Экспаненты таксама могуць выкарыстоўваць Інтэрнэт для інфармавання пра свой удзел праз размяшчэнне паведамленняў на сваім сайце, сайце арганізатара выставы, альбо на сайтах іншых арганізацый, якія садзейнічаюць стварэнню падвышанай увагі да ўдзелу ў выставе.

 

Эфектыўная праца з прэсай таксама можа садзейнічаць паспяховаму ўдзелу ў выставе, асабліва калі экспанент ўяўляе інавацыйную прадукцыю ці закранае цікавыя тэмы. Практычна на кожнай выставе працуе прэс-цэнтр, дзе экспаненты могуць пакінуць свае прэс-рэлізы.

 

Адзін са спосабаў эфектыўнай работы з прэсай - арганізацыя прэс-канферэнцый і інтэрв'ю, якія можна правесці непасрэдна на стэндзе альбо ў адмысловым памяшканні выставачнага цэнтра.

 

Акрамя вышэйпералічаных мерапрыемстваў важную ролю адыгрывае наяўнасць і якасць рэкламна-інфармацыйных матэрыялаў і сувенірнай прадукцыі.

 

Рэкламна-інфармацыйныя матэрыялы рэкамендуецца падрыхтоўваць пад кожную канкрэтную выставу. Пры падрыхтоўцы такіх матэрыялаў для выстаў, якія праводзяцца за мяжой, асаблівую ўвагу трэба звяртаць на дакладнасць перакладаў на замежныя мовы. Увесь рэкламна-інфармацыйны матэрыял павінен змяшчаць лагатып і каардынаты кампаніі. Пажадана для свабоднага распаўсюджвання сярод наведвальнікаў выставы выдаваць невялікі праспект альбо флаер, а для ўручэння патэнцыйным кліентам больш дэталёвую брашуру або каталог.

 

Стандартнымі сувенірамі на любой выставе з'яўляюцца календары, шарыкавыя ручкі, запальніцы, значкі, нататнікі, поліэтыленавыя або папяровыя пакеты і інш. Сувенірная прадукцыя павінна быць недарагой, функцыянальнай і ўтрымліваць фірмовую сімволіку (лагатып і кантактную інфармацыю). Мэтай раздачы сувеніраў з’яўляецца не павышэнне аб'ёму продажаў, а падтрыманне іміджу кампаніі.

 

Арганізацыя стэнда і працы персаналу на выставе (кірмашы)

 

Выставачны  стэнд

 

Выставачны стэнд звычайна называюць візітнай карткай экспанента. Канцэпцыя і дызайн стэнда вызначаецца мэтамі ўдзелу ў выставе і фінансавымі магчымасцямі кампаніі.

 

Ад абранай канцэпцыі і дызайну залежыць тып (стэнд у шэрагу, кутні, востраў, паўвостраў), памер і характарыстыкі будучага стэнда, а таксама асартымент прадукцыі для дэманстрацыі. Дадаткова на стэндзе могуць быць прадстаўлены мадэлі, схемы, фота- і відэаматэрыялы, прэзентацыі. Пры гэтым экспанаты не павінны перашкаджаць зносінам з наведвальнікамі.

 

Стэнд можа дзяліцца на тры зоны:

 

пасіўная зона - выкарыстоўваецца для прыцягнення ўвагі і цікавасці наведвальнікаў, якія праходзяць міма стэнда;

 

актыўная зона - выкарыстоўваецца, каб увайсці ў кантакт з наведвальнікам, высветліць сферу яго інтарэсаў;

 

інтэнсіўная зона - тут можна дэталёва прадэманстраваць прадукт, абмеркаваць прапанову і падпісаць дамову.

 

Важна, каб стэнд быў выразна і лагічна структураваны, а яго дызайн адлюстроўваў своеасаблівасць кампаніі і быў вытрыманы ў адзіным фірмовым стылі. Для гэтага рэкамендуецца выкарыстоўваць лагатып кампаніі, фірмовыя колеры і шрыфты, распрацаваць згодны з фірмовым стылем дызайн рэкламна-інфармацыйных матэрыялаў на стэндзе (каталогаў, брашур, флаераў), а таксама прадумаць знешні выгляд персаналу. Прыгожае аздабленне стэнда забяспечыць запамінальны знешні выгляд.

 

Пры афармленні стэнда таксама неабходна забяспечыць яго адпаведнае абсталяванне і вырабіць ўстаноўку неабходнага тэхнічнага абсталявання. Прадуманае афармленне стэнда спрыяе стварэнню неабходных умоў для паспяховай работы персаналу, занятага на выставе, і рэалізацыі маркетынгавай стратэгіі кампаніі.

 

Праца персаналу

Для паспяховай працы на выставе неабходна ажыццяўляць адбор кваліфікаванага персаналу. Асноўнымі крытэрамі адбору могуць быць:

 

досвед працы на выставачных мерапрыемствах;

 

высокі ўзровень тэарэтычных і практычных прафесійных ведаў;

 

веданне гісторыі кампаніі, напрамкаў яе дзейнасці і прадукцыі (паслуг);

 

уменне і жаданне мець зносіны з людзьмі;

 

добра пастаўленая гаворка;

 

веданне замежных моў;

 

ўпэўненыя паводзіны і знаходлівасць падчас нестандартных сітуацый;

 

уменне знаходзіць абгрунтаваныя рашэнні складаных пытанняў;

 

уменне працаваць са сродкамі масавай інфармацыі;

 

прывабная знешнасць.

Перад працай на выставе, персанал павінен прайсці адпаведнае навучанне і інструктаж, падчас якога варта агаварыць пытанні, якія тычацца дадзенага выставачнага мерапрыемствы:

 

тэматыку выставачнага мерапрыемства;

 

склад экспанентаў;

 

мэты ўдзелу ў выставе (кірмашы);

 

пералік прадукцыі (паслуг), якiя прадстаўляюцца на выставе, іх асноўныя якасныя параметры, кошт і канкурэнтныя перавагі;

 

задачы, якія стаяць перад персаналам (азнаямленне з прадукцыяй, дзейнасцю кампаніі, заключэнне дагавораў, продаж і г.д.);

 

распарадак працы персаналу на стэндзе;

 

абавязкі асобных супрацоўнікаў падчас правядзення мерапрыемства;

 

парадак работы са сродкамі масавай інфармацыі;

 

асноўныя катэгорыі магчымых наведвальнікаў;

 

магчымыя мадэлі паводзінаў наведвальнікаў;

 

правілы паводзін супрацоўнікаў з улікам нацыянальных культурных асаблівасцей краіны правядзення выставы;

 

парадак правядзення маркетынгавых даследаванняў;

 

правілы рэгістрацыі патэнцыйных кліентаў, іх пажаданняў і рэкамендацый;

 

парадак падвядзення вынікаў ўдзелу кампаніі ў выставе і інш.

Прафесійныя веды неабходны персаналу выставы не толькі для працы на стэндзе, але і за яго межамі.

 

На стэндзе асноўнымі задачамі персаналу з'яўляюцца прыцягненне большай колькасці наведвальнікаў і ўсталяванне з імі кантактаў, выяўленне сярод іх існуючых і патэнцыяльных кліентаў (партнёраў), забеспячэнне з імі далейшых кантактаў у мэтах арганізацыі эфектыўнага супрацоўніцтва.

 

Па-за стэнда праца персаналу павінна ажыццяўляцца ў мэтах:

 

вывучэння спецыфікі выставачнага мерапрыемства для далейшага прыняцця рашэння аб мэтазгоднасці ўдзелу ў ім у будучыні;

 

вывучэння прадукцыі канкурэнтаў, коштаў і каналаў распаўсюджвання;

 

генерацыі ідэй аб распрацоўцы новых відаў прадукцыі;

 

пошуку новых партнёраў (у тым ліку пасярэднікаў);

 

даследаванні шляхоў і магчымасцяў распаўсюджвання прадукцыі на мэтавыя рынкі.

 

Пасля заканчэння кожнага дня працы выставы персаналу мэтазгодна падводзіць прамежкавыя вынікі, якія ў наступстве дазволяць даць ацэнку эфектыўнасці ўдзелу ў выставачным мерапрыемстве, выявіць недахопы і вызначыць шляхі іх ліквідацыі.

 

Падвядзенне вынікаў ўдзелу ў працы мерапрыемства

 

Вынік ад удзелу ў выставе можна ацаніць адразу пасля правядзення мерапрыемства на падставе справаздачы персаналу, які працаваў на стэндзе. У прыватнасці, у справаздачы мэтазгодна адлюстраваць:

 

колькасць наведвальнікаў выставы, змены, у параўнанні з папярэднімі гадамі;

 

прымальнасць месцазнаходжання стэнда;

 

кантакты з наведвальнікамі выставы;

 

праведзеныя маркетынгавыя даследаванні;

 

абгрунтаванасць архітэктурных і дызайнерскіх рашэнняў па стэндзе;

 

правільнасць выбару экспанатаў;

 

атрыманыя заказы;

 

праца са сродкамі масавай інфармацыі;

 

абгрунтаванасць выдаткаў на падрыхтоўку і ўдзел у кірмашы ці выставе;

 

аналіз дзейнасці канкурэнтаў, прадстаўленых на выставе.

 

Інфармацыя, сабраная персаналам на выставе, дазволіць прааналізаваць меркаванне наведвальнікаў аб кампаніі, яе прадукцыі, а таксама абагульніць звесткі пра канкурэнтаў. Справаздача персаналу можа паслужыць асновай для больш дэталёвай ацэнкі вынікаў ўдзелу ў выставе.

 

Каб скласці больш поўнае ўяўленне аб эфектыўнасці ўдзелу кампаніі ў працы выставачнага мерапрыемства, варта правесці параўнальны аналіз мэтаў ўдзелу ў выставе і дасягнутых вынікаў. Пры гэтым неабходна прааналізаваць ступень дасягнення кожнай з мэтаў.

 

Эфектыўнасць ўдзелу ў выставе шмат у чым залежыць ад таго, наколькі аператыўна кампанія можа рэагаваць на запыты патэнцыйных кліентаў і наколькі хутка і пісьменна будзе адпрацавана кліенцкая база, сфарміраваная падчас працы мерапрыемства.

 

Замацаваць набытыя кантакты можна посредствам тэлефонных перамоваў, дзелавой перапіскі, а таксама арганізацыі дзелавых сустрэч і візітаў. Кантакты, устаноўленыя на выставе, рэалізуюцца ў сярэднім у перыяд ад 3 да 12 месяцаў пасля правядзення мерапрыемства.

 

Заключную ацэнку аб эфектыўнасці ўдзелу кампаніі ў выставе мэтазгодна правесці праз год пасля ўдзелу ў мерапрыемстве.

 

Ацэнка эфектыўнасці з'яўляецца асновай для прыняцця наступных рашэнняў аб удзеле ў выставах, выяўлення і ліквідацыі памылак, а таксама паляпшэння далейшай працы кампаніі.